Mall · Fri att använda
Utvecklingssamtal: mall och frågeguide
Ett utvecklingssamtal är en timme om året där medarbetaren ska våga säga sanningen och chefen ska orka höra den. Det händer inte av sig självt. Den här mallen ger samtalet en struktur som båda känner till i förväg, frågor som öppnar i stället för att förhöra, och det som oftast saknas: en plan för vad som händer efteråt. Kallar ni det medarbetarsamtal fungerar strukturen och frågorna lika bra där.
Före samtalet
Skicka de här frågorna till medarbetaren minst en vecka innan, och svara på dem själv. Ett utvecklingssamtal där bara den ena parten förberett sig är ett betyg, inte ett samtal.
- Vad har fungerat bäst i ditt arbete sedan sist? Vad är du stolt över?
- Vad har varit svårast? Vad har tagit mer energi än det gett?
- Vad vill du kunna, göra eller ansvara för om ett år som du inte gör i dag?
- Vad behöver du mer av från mig som chef? Vad behöver du mindre av?
- Finns det något du länge tänkt säga men inte sagt?
Under samtalet: 60 minuter
Rama in. "Det här är ditt samtal, inte min avstämning. Ingenting härifrån hamnar i någon lönebilaga." Om lönesamtalet ligger nära i tid: säg uttryckligen att detta inte är det, annars blir varje svar taktiskt.
Tillbakablicken. Medarbetarens svar på de två första frågorna. Din uppgift är att lyssna färdigt: räkna tyst till tre innan du svarar. Följdfrågan "vad mer?" ger oftare sanningen än den första frågan.
Framåt. Vad vill medarbetaren utvecklas mot, och vad av det kan ni påverka tillsammans? Var ärlig med vad som inte går: ett nej med motivering bygger mer förtroende än ett vagt "vi får se".
Chefen får feedback. "Vad behöver du mer och mindre av från mig?" Tacka, anteckna, försvara dig inte. Det är tio minuter som avgör om nästa års samtal blir ärligt.
Överenskommelsen. Max tre åtaganden totalt, med ansvarig och datum: minst ett hos chefen, inte alla hos medarbetaren. Skriv ner dem medan ni sitter kvar.
Efter samtalet
- Dela anteckningen med de tre åtagandena inom en vecka, medan båda minns samma samtal.
- Boka en kvart om tre månader. Det är uppföljningen som skiljer ett utvecklingssamtal från en ritual: utan den var timmen trevlig och förgäves.
- Återkom till åtagandena i vardagen, inte bara vid nästa års samtal. Ett åtagande som ingen nämner på elva månader var aldrig ett åtagande.
Åtagandena från samtalet är uppgifter som ska överleva vardagen. I Summit lägger du dem som en handlingsplan med ansvarig och datum, och inkorgen påminner dig när kvarten om tre månader närmar sig.