Huvudämne
Lönesamtal för dig som är chef
Många sidor om lönesamtal vänder sig till den som ska be om mer. Den här sidan vänder sig till dig som chef: lönekriterier, förberedelse, beskedet och vad du säger när det blir tyst.
Grunden
Vad är lönesamtal?
Ett lönesamtal är ett enskilt samtal mellan chef och medarbetare om medarbetarens lön: vad den är, vad den bygger på och hur den kan utvecklas. Som chef är din uppgift att kunna förklara lönen med hjälp av kriterier som medarbetaren känner till, ge ett besked och vara tydlig med vad som skulle behöva hända för att lönen ska bli högre. Lönesamtalet är skilt från medarbetarsamtalet, som handlar om arbetet och utvecklingen.
Det svåra i ett lönesamtal är sällan siffran. Det är att kunna förklara den.
Lönekriterier
Lönekriterier: det du kan förklara lönen med
Lönekriterier är det som ska påverka lönen på arbetsplatsen. Utan dem blir varje lönesamtal en förhandling om tyckande. Med dem kan du peka på något konkret, och medarbetaren ser vad de själva kan påverka. Vilka kriterier som gäller bestämmer arbetsplatsen, ofta tillsammans med HR och facket. Utgångspunkterna nedan används av många arbetsplatser.
Kriterier som gäller rollen
- Kunskap och färdigheter som arbetet kräver.
- Ansvar, till exempel för människor, ekonomi eller beslut.
- Hur ansträngande arbetet är och under vilka förhållanden det utförs.
- Om rollen har ändrats sedan förra lönerevisionen.
Kriterier som gäller prestationen
- Vilka resultat som har uppnåtts mot de mål som sattes.
- Hur arbetet utförs, till exempel kvalitet, självständighet och samarbete.
- Hur medarbetaren bidrar till gruppen och verksamheten utöver sin egen uppgift.
Så gör du kriterierna användbara
- Skriv ner dem och se till att alla medarbetare känner till dem långt före samtalet.
- Bestäm vad varje kriterium betyder i praktiken, med exempel på vad som är bra.
- Använd samma kriterier för alla i samma roll.
- Bedöm arbetet och resultaten, inte personen.
Diskrimineringslagen använder kunskap och färdigheter, ansvar och ansträngning, samt arbetsförhållanden när arbetets värde ska bedömas i en lönekartläggning. Det påminner om att kriterierna ska gälla arbetet och inte vem som utför det.
Samtalet
Förbered, ge beskedet och hantera reaktionen
Lönesamtalet fungerar bäst utan överraskningar. Förbered det du ska säga. Mycket av det bör medarbetaren redan ha hört.
Förbered dig
- Ta reda på vilket utrymme du har och vem som beslutar. Lova inget du inte kan stå för.
- Läs igenom medarbetarens uppgifter, mål och vad som har sagts i medarbetarsamtal och löpande under året.
- Titta på lönen i förhållande till andra i samma roll. Var beredd på att förklara skillnader med kriterierna.
- Bestäm beskedet och motiveringen i förväg. Skriv ner tre konkreta exempel du kan hänvisa till.
- Be medarbetaren förbereda sig: vad tycker de att lönen ska bygga på, och vilka exempel vill de lyfta?
Ge beskedet
- Säg siffran tidigt och tydligt. Att dra ut på den gör alla nervösa.
- Förklara vad beskedet bygger på, med kriterierna och dina exempel.
- Var ärlig med vad som gick bra och vad som kunde ha varit bättre. Håll dig till det du har sett.
- Berätta så konkret du kan vad som skulle behöva hända för att lönen ska kunna öka.
- Om det inte blir någon höjning, säg det rakt ut och förklara varför.
Hantera besvikelse
- Låt det vara tyst en stund. Fyll inte pausen med förklaringar.
- Bekräfta känslan utan att backa från beskedet: "jag förstår att det här är tungt att höra".
- Fråga vad medarbetaren tycker saknas i bedömningen, och lyssna på svaret.
- Har de en poäng du inte hade tänkt på, säg att du tar med dig den och återkommer. Gör det sedan.
- Undvik att jämföra med namngivna kollegor. Det leder sällan rätt och flyttar samtalet från medarbetarens egen utveckling.
- Boka en uppföljning om utvecklingen så att samtalet inte slutar i en återvändsgränd.
Skriv ner beskedet och motiveringen efteråt och ge medarbetaren en kopia. Det förhindrar missförstånd och ger dig något att utgå från nästa gång.
Reglerna
Vad reglerna säger om lön och lönesamtal
Reglerna om lön i diskrimineringslagen handlar om lönekartläggning, inte om själva samtalet. Det som följer går att kontrollera i lagtexten och hos Diskrimineringsombudsmannen.
Lönekartläggning enligt diskrimineringslagen
- Arbetsgivaren måste varje år kartlägga och analysera löner och andra anställningsvillkor, för att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män (3 kap. 8 §).
- Analysen undersöker bland annat om löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete har samband med kön (3 kap. 9 §).
- Arbetsgivare med tio eller fler anställda måste dokumentera arbetet med lönekartläggningen skriftligt (DO, 3 kap. 13-14 §§).
- Osakliga skillnader ska åtgärdas. Arbetsgivare med 25 eller fler anställda ska i dokumentationen ha en kostnadsberäkning och en tidsplan, med målet att lönejusteringarna genomförs så snart som möjligt och senast inom tre år (3 kap. 13 § diskrimineringslagen).
Vad det innebär för dig som chef
- Det är arbetsgivaren som ansvarar för lönekartläggningen, och i praktiken ofta HR. Fråga HR vad som ingår och hur resultatet kommer att påverka lönerevisionen.
- Det du säger i lönesamtalet behöver kunna förklaras med kriterier. Annars är det svårt att visa att lönen inte hänger ihop med kön.
- Hittar du en skillnad du inte kan förklara, lyft den till HR i stället för att försöka lösa den själv.
Det vi inte kan svara på åt dig
- Om medarbetaren har rätt till ett lönesamtal, och hur det ska gå till, kan stå i kollektivavtalet eller i lokala överenskommelser. Läs avtalet eller fråga HR.
- Hur lönerevisionen går till, när den görs och vilket utrymme som finns, avgörs av avtalet och arbetsgivaren.
Fördjupning
Utforska ämnet vidare
- MedarbetarsamtalSamtalet om arbetet och utvecklingen, som hjälper dig underbygga lönen.
- Mall för utvecklingssamtalAnteckna vad som bestäms under året, så har du underlag.
- Återkoppling från chefSå ger du återkoppling under året, så att lönesamtalet inte blir en överraskning.
- Tydliga förväntningarLönekriterier fungerar bara om förväntningarna är tydliga.
- Uppföljning av målMål och resultat är det du hänvisar till i samtalet.
- Att ge och ta emot feedbackSå säger du det svåra utan att det blir personligt.
- Roller och ansvar i arbetsmiljönVem som gör vad när arbetsgivaren har ansvar.
- ÅrshjulLägg in medarbetarsamtal och lönesamtal så att de kommer i rätt ordning.
Så gör Summit
Så hjälper Summit dig inför lönesamtalet
Ett bra lönesamtal bygger på ett år av samtal, mål och återkoppling. I Summit samlar du det på ett ställe: medarbetarsamtalen, överenskommelserna och uppföljningen. Kai, vår coach som känner ditt team, dina dokument och dina rutiner, kan hjälpa dig att tänka igenom hur du ska lägga upp samtalet.
Vanliga frågor
Det du undrar över
Ett lönesamtal är ett enskilt samtal mellan chef och medarbetare om medarbetarens lön: vad den bygger på, hur den har utvecklats och vad som kan påverka den framöver. Hur ofta det hålls varierar mellan arbetsplatser. Ofta sker det i samband med lönerevisionen.