Huvudämne
Medarbetarsamtal: så förbereder, genomför och följer du upp
Skillnaden mot utvecklingssamtal och lönesamtal, frågorna du kan ställa, hur du förbereder dig och hur du ser till att något händer efteråt.
Grunden
Vad är medarbetarsamtal?
Ett medarbetarsamtal är ett planerat enskilt samtal mellan chef och medarbetare, ofta en gång om året, om hur arbetet fungerar, hur medarbetaren mår och vart de vill utvecklas. Många arbetsplatser kallar samma samtal utvecklingssamtal, och andra lägger tyngden olika. Lönen brukar tas i ett eget lönesamtal. Det viktiga är inte vad samtalet heter utan att båda har förberett sig, att medarbetaren pratar mest och att det du och medarbetaren kommer överens om skrivs ner och genomförs.
Ett bra medarbetarsamtal avgörs veckan efteråt, när det du och medarbetaren kom överens om faktiskt börjar hända.
Frågorna
Frågor att ställa i medarbetarsamtalet
Du behöver inte ta alla. Välj fyra till sex frågor som passar medarbetaren och låt samtalet gå dit svaren leder. Skicka frågorna i förväg så att medarbetaren hinner tänka.
Arbetet och rollen
- Vad har gått bra det senaste året, och vad är du mest nöjd med?
- Vilka delar av jobbet ger dig energi, och vilka tar energi?
- Är det tydligt vad som förväntas av dig? Vad är oklart?
- Har du det du behöver för att göra ett bra jobb, till exempel verktyg, tid, information och beslut du kan fatta själv?
- Vad skulle du ändra i hur arbetet är upplagt om det var upp till dig?
Måendet och arbetsbelastningen
- Hur ser din arbetsbelastning ut just nu? Hinner du med, och hinner du hämta andan?
- Finns det något i arbetet som oroar dig eller som du har burit på ett tag?
- Hur fungerar det att varva ner och vara ledig?
- Vad hjälper dig när det blir tungt, och vad kan jag göra?
Samarbetet och stämningen
- Hur fungerar samarbetet i gruppen, och med andra grupper du är beroende av?
- Känner du att du kan säga till när du tycker något eller gör fel?
- Vad får du för återkoppling, och vad skulle du vilja ha mer av?
- Vad kan jag göra annorlunda som din chef?
Utveckling
- Vad har du lärt dig det senaste året?
- Vilka uppgifter eller områden skulle du vilja växa i?
- Vad vill du göra om ett eller två år?
- Vilken kompetens skulle du vilja ha mer av, och hur skulle vi kunna få den?
Framåt
- Vad ska vi göra tillsammans det närmaste halvåret, och vad gör du respektive jag?
- Hur vill du att vi följer upp det här, och när?
- Är det något vi inte har pratat om som du tycker att vi borde?
Frågor om privatlivet, hälsa i detalj eller familjesituation ställer du inte. Låt medarbetaren avgöra vad de vill dela. Ta det som sägs på allvar utan att gräva.
Upplägget
Före, under och efter samtalet
Samtalet tar en timme. Förberedelsen och uppföljningen avgör om den timmen leder till något.
Före: förbered dig och medarbetaren var för sig
- Boka i god tid, i en lugn miljö utan avbrott. Sätt av gott om tid så att ingen behöver stressa.
- Förklara vad samtalet är till för och vad som tas upp i ett separat lönesamtal.
- Skicka frågorna i förväg så att medarbetaren hinner förbereda sig.
- Läs anteckningarna från förra samtalet. Vad bestämdes, och vad hände sedan?
- Tänk igenom vilken återkoppling du vill ge. Utgå från konkreta exempel, inte allmänna omdömen.
Under: lyssna mer än du pratar
- Börja med att fråga hur det är. Låt medarbetaren prata först.
- Ställ öppna frågor. Följ upp med "berätta mer" eller "hur menar du då?".
- Ge återkoppling på det du har sett, inte på vem medarbetaren är.
- Lova inget du inte kan hålla. Säg hellre "jag tar med mig det och återkommer senast fredag".
- Avsluta med att sammanfatta vad som bestämts, med vem som gör vad och när.
Efter: skriv ner och följ upp
- Skriv ner överenskommelserna samma dag, kort och konkret. Låt medarbetaren läsa och rätta dem.
- Gör det du lovade, och gör det synligt.
- Boka en uppföljning i kalendern innan samtalet är slut, till exempel efter tre eller sex månader.
- Ta med det som rör hela gruppen till arbetsplatsträffen, utan att peka ut någon.
Anteckningar om en enskild medarbetare är känsliga. Skriv sådant som både du och medarbetaren kan stå för. Spara det där bara du, medarbetaren och den som behöver tillgång kan läsa.
Fördjupning
Utforska ämnet vidare
- Mall för utvecklingssamtalEn färdig mall med frågor och utrymme för överenskommelser.
- Artikel: medarbetarsamtalEtt längre resonemang om vad samtalet är till för.
- LönesamtalSamtalet om lönen är ett eget samtal. Så förbereder du det som chef.
- Återkoppling från chefSå ger du återkoppling som hjälper medarbetaren vidare.
- Tydliga förväntningarSå gör du förväntningarna så tydliga att samtalet kan handla om annat.
- Lärande och utveckling i arbetetSå pratar du om utveckling på ett sätt som leder till något.
- Uppföljning av målSå följer du upp det som bestämdes.
- ÅrshjulLägg in samtalen i årshjulet så att de blir av.
Så gör Summit
Så hjälper Summit dig med medarbetarsamtalen
I Summit förbereder både du och medarbetaren samtalet i samma underlag, var för sig. Det som bestämdes förra gången ligger framför dig, och efteråt skriver du ner det viktigaste direkt. Kai, vår coach som känner ditt team, dina dokument och dina rutiner, kan hjälpa dig att planera samtalet.
Vanliga frågor
Det du undrar över
Ett medarbetarsamtal är ett planerat enskilt samtal mellan chef och medarbetare. Det handlar om hur arbetet fungerar, hur medarbetaren mår och hur de vill utvecklas. Många arbetsplatser håller det en gång om året. Samtalet ger medarbetaren utrymme att prata om sådant som sällan får plats i vardagen.