De flesta som ska göra en medarbetarundersökning börjar med att leta frågor. Det är att börja i fel ände. En medarbetarundersökning är inte en lista med frågor, det är ett löfte om att något ska hända med svaren. Frågorna ska därför väljas utifrån vad ni är beredda att agera på, inte utifrån vad som vore intressant att veta.
Med det sagt: det finns ingen anledning att uppfinna frågorna själv. Beprövade frågebatterier finns, de är forskningsförankrade och de gör resultatet jämförbart med andras. Här är en grund att utgå från.
Vilka områden ska undersökningen täcka?
Engagemang och motivation. Upplevs arbetet som meningsfullt, finns arbetsglädje, ser man fram emot att gå till jobbet. Detta är kärnan, och området där förändringar först syns.
Ledarskap. Visar närmaste chefen uppskattning och förtroende, och ger chefen förutsättningar att ta ansvar. Relationen till närmaste chef är en av de starkaste faktorerna bakom engagemang.
Mål och styrning. Är målen kända, följs de upp, vet medarbetarna vad som förväntas. Otydlighet här skapar stress som ofta felaktigt tolkas som arbetsbelastningsproblem.
Arbetsbelastning och återhämtning. Hinner medarbetarna med sina uppgifter, går det att koppla av från arbetet. Området är centralt i föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4).
Socialt klimat. Kan man vara sig själv, vågar man lyfta problem, förekommer kränkande särbehandling. Frågor om tryggheten i gruppen fångar det som sällan sägs högt.
Lärande och utveckling. Lär man nytt i vardagen, finns utrymme att växa i rollen. Området förutsäger både engagemang och personalomsättning.
Färdig grund: HME:s nio standardfrågor
I svensk offentlig sektor är HME, Hållbart medarbetarengagemang från SKR och RKA, standarden. De nio frågorna täcker de tre första områdena ovan, besvaras på en femgradig skala och gör resultatet jämförbart med hundratals kommuner och regioner via Kolada:
- Mitt arbete känns meningsfullt.
- Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete.
- Jag ser fram emot att gå till arbetet.
- Min chef visar uppskattning för mina arbetsinsatser.
- Min chef visar förtroende för mig som medarbetare.
- Min chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete.
- Jag är insatt i min arbetsplats mål.
- Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt.
- Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete.
Frågorna ska ställas exakt så här, annars försvinner jämförbarheten. Det är hela poängen med en standard. Även privata arbetsgivare kan använda dem, standarden är inte sektorsbegränsad.
Kompletteringsfrågor per område
HME täcker inte arbetsbelastning, socialt klimat eller återhämtning. Komplettera med frågor i samma format, till exempel:
- Jag hinner med mina arbetsuppgifter inom min ordinarie arbetstid.
- Jag kan koppla av från arbetet när jag är ledig.
- I min arbetsgrupp kan jag ta upp problem och svåra frågor.
- Jag blir bemött med respekt av mina kollegor.
- Jag kan rekommendera min arbetsplats till andra.
Den sista är eNPS-frågan i påståendeform. Ställs den som klassisk skala 0-10 får ni ett eget jämförelsetal på köpet.
Öppna eller stängda frågor?
Basen ska vara stängda frågor på fast skala, det är de som går att jämföra över tid. Lägg en eller två öppna frågor sist, till exempel "Vad är det viktigaste vi borde förbättra?". Fler än så blir de sällan lästa. Öppna svar kostar analystid, och obearbetade fritextsvar är ett löfte som bryts.
Hur många frågor är lagom?
Under 25 för en årlig undersökning, under 10 för en pulsmätning. Varje fråga däröver sänker svarsfrekvensen, och en undersökning som få besvarar säger mest om vilka som inte svarade. Hellre kort och återkommande än lång och sällsynt. Känns det omöjligt att stryka frågor, testa regeln: vilken åtgärd skulle svaret leda till? Finns inget svar på den frågan ska frågan bort.
Vanliga misstag
- Att fråga om sådant ingen tänker åtgärda. Det gör mätningen till ett hot mot förtroendet i stället för ett verktyg.
- Ledande frågor, som "Hur nöjd är du med vårt goda arbetsklimat?". Svaren blir obrukbara.
- Att ändra frågeformuleringar mellan mätningar. Då försvinner jämförbarheten, och trenden är det värdefullaste ni har.
- För låg anonymitetsgräns. Visa aldrig resultat för grupper under 3-5 svar, annars slutar människor svara ärligt.
- Att skicka utan att cheferna är förberedda på att ta emot och diskutera sina resultat. Undersökningen är chefens verktyg, inte HR:s rapport.
Vanliga frågor
Hur många frågor ska en medarbetarundersökning ha?
Högst 25 för en årlig undersökning, och gärna färre. För pulsmätningar räcker 3-10. Svarsfrekvensen sjunker med längden, och en kort undersökning som många besvarar ger säkrare bild än en lång som få orkar igenom.
Vilka frågor ingår i HME?
Nio standardfrågor från SKR i tre områden: motivation, ledarskap och styrning. De listas ovan och ska användas i exakt den formuleringen för att resultatet ska vara jämförbart nationellt via Kolada.
Måste en medarbetarundersökning vara anonym?
Den behöver vara anonym i praktiken, inte bara i löftet. Det betyder tröskelvärden så att resultat aldrig visas för grupper med färre än 3-5 svar, och att inga svar kan kopplas till person. Utan den tryggheten mäter ni artighet, inte verklighet.
Hur ofta ska man göra en medarbetarundersökning?
En större mätning årligen, i offentlig sektor lämpligen HME för den nationella jämförbarheten, kompletterad med kortare pulsmätningar däremellan för att se om åtgärderna ger effekt.
Sammanfattning
Bygg undersökningen på beprövade frågor, täck de sex områdena, håll den kort och ställ bara frågor ni tänker agera på. I Summit finns färdiga forskningsbaserade enkäter, däribland HME med nationell jämförelse mot Kolada inbyggd, och varje chef får sitt eget resultat med stöd att tolka och agera på det.