Medarbetarsamtalet har dåligt rykte på många arbetsplatser, och ofta av goda skäl: ett årligt möte med en mall som ingen tittar på igen, där chefen pratar mest och målen glöms bort till nästa år. Samtidigt visar all erfarenhet att det enskilda, ostörda samtalet mellan chef och medarbetare är ett av de starkaste verktyg en ledare har. Skillnaden mellan de två ligger inte i mallen, utan i förberedelsen, frågorna och uppföljningen. Den här artikeln går igenom alla tre.
Vad är ett medarbetarsamtal?
Ett medarbetarsamtal, ofta kallat utvecklingssamtal, är ett återkommande, planerat och ostört samtal mellan chef och medarbetare om uppdraget, förutsättningarna och utvecklingen. Det är inte en utvärdering av personen. Det är en avstämning av förutsättningarna: har du det du behöver för att göra ett bra jobb, är vi överens om vad som förväntas, och vart är du på väg?
Det ska också skiljas från lönesamtalet. Blandas de ihop lyssnar medarbetaren på allt genom lönefiltret, och den ärliga diskussionen om utmaningar och utveckling dör. Håll samtalen åtskilda i tid och var tydlig med vilket som är vilket.
Före: förberedelsen avgör kvaliteten
Skicka frågorna i förväg. Ett samtal där medarbetaren fått fundera några dagar ger djupare svar än ett där frågorna kommer som överraskningar. Be medarbetaren fundera på vad som fungerar, vad som skaver och hur hen vill utvecklas.
Förbered dig själv lika noga. Gå igenom vad ni sade förra gången. Inget undergräver samtalet snabbare än en chef som uppenbart inte minns vad som lovades sist. Fundera också på vilken återkoppling du vill ge, med konkreta situationer att utgå ifrån i stället för allmänna omdömen.
Boka ostörd tid. En timme utan telefon, inte en halvtimme mellan två andra möten. Ett framflyttat medarbetarsamtal säger mer än många ord om hur viktigt det egentligen var.
Under: frågor som öppnar samtalet
Din viktigaste uppgift under samtalet är att lyssna. En tumregel: medarbetaren bör prata mer än du. Några frågor som brukar öppna mer än en genomgång av mallen:
- "Vad i ditt arbete ger dig energi just nu, och vad tar mest?"
- "Vad står i vägen för att du ska kunna göra ett riktigt bra jobb?"
- "Vad skulle du vilja kunna om ett år som du inte kan i dag?"
- "Vad borde jag som chef göra mer av, och mindre av?"
Den sista frågan är obekväm och just därför viktig. Ställer du den, och tar emot svaret utan att gå i försvar, har du visat att samtalet går åt båda håll.
När du ger återkoppling: var konkret och utgå från beteende, inte person. "Du är engagerad" är trevligt men oanvändbart. "Det du gjorde i mötet med anhöriga i förra veckan, när du fångade upp deras oro innan den blev en klagan, det var precis rätt" går att lära av. Detsamma gäller det som behöver ändras: beskriv situationen, beteendet och effekten, och fråga sedan "hur ser du på det?" i stället för att avkunna dom.
Efter: uppföljningen är samtalets värde
Nationellt är uppföljning av mål den fråga som år efter år får lägst resultat av HME-mätningens nio. Medarbetarsamtalen är en av platserna där det märks mest. Mål som sätts i ett samtal och granskas först ett år senare är inte mål, de är anteckningar.
Skriv ner det ni kommer överens om: två eller tre punkter med vad, vem och när, inte en tiopunktslista som ingen orkar med. Boka en kort avstämning efter någon månad. Och skilj på uppföljning som kontroll och uppföljning som omtanke. "Hur går det med det vi pratade om, behöver du något av mig?" är en helt annan fråga än "är det klart?". Den första bygger förtroende. Den andra bygger rapporteringskultur.
Vanliga misstag
- Samtalet hålls en gång om året och följs aldrig upp däremellan.
- Chefen pratar mest och mallen betas av punkt för punkt.
- Återkopplingen är vag: bara omdömen, inga situationer.
- Utvecklingsmål blir kurser i stället för förändrade arbetsuppgifter och ansvar.
- Samma upplägg för alla, oavsett var personen befinner sig.
- Det svåra undviks: det som skaver tas inte upp, av omtanke som i praktiken är konflikträdsla.
Vanliga frågor
Är medarbetarsamtal ett lagkrav?
Nej, inget lagkrav pekar ut medarbetarsamtal. Men arbetsgivarens skyldighet att undersöka arbetsförhållanden och ge förutsättningar i arbetet förutsätter i praktiken en regelbunden enskild dialog, och i många kollektivavtal är utvecklingssamtal en uttalad rättighet.
Hur ofta ska man ha medarbetarsamtal?
Ett större samtal per år är det vanliga, men det fungerar bara tillsammans med kortare avstämningar löpande, gärna varje eller varannan månad. Årssamtalet sätter riktningen, de korta samtalen håller den vid liv.
Hur långt ska ett medarbetarsamtal vara?
Räkna med en timme för årssamtalet. Kortare hinner inte förbi artighetsfasen, längre tappar fokus. Uppföljningssamtal klarar sig ofta på tjugo minuter.
Vad är skillnaden mellan medarbetarsamtal och utvecklingssamtal?
I praktiken används orden om samma samtal. Vissa organisationer skiljer på ett bredare medarbetarsamtal om hela arbetssituationen och ett smalare utvecklingssamtal om kompetens och karriär, men innehållet ovan gäller båda.
Sammanfattning
Ett bra medarbetarsamtal är förberett av båda, domineras av medarbetarens röst, ger konkret återkoppling på beteenden och slutar i två, tre överenskommelser som faktiskt följs upp. Det är uppföljningen som avgör om samtalet var ett verktyg eller en ritual. Summit hjälper dig hålla den tråden: teamets mätresultat som underlag inför samtalet, och Kai som bollplank när du förbereder de svåra delarna och formulerar uppföljningen.