Huvudämne
Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA): vad du som chef ska göra
Arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling omfattas av nya regler från 1 januari 2025. Du får se vad de säger och vad du som chef behöver ha på plats.
Grunden
Vad är organisatorisk och social arbetsmiljö?
Organisatorisk och social arbetsmiljö, förkortat OSA, handlar om hur arbetet är organiserat, ledt och fördelat. Det handlar också om hur människor samarbetar och stöttar varandra. Enligt Arbetsmiljöverket handlar det om att medarbetarna vet vad som förväntas av dem och att kraven står i rimlig balans mot resurserna. Reglerna finns i kapitel 2 i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2023:2 och gäller från 1 januari 2025. De pekar ut tre områden: ohälsosam arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling. OSA ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det betyder att det undersöks, riskbedöms, åtgärdas och följs upp som annan arbetsmiljö.
En enkät kan visa var det skaver. Det är dina åtgärder som gör att du uppfyller reglerna, inte enkäten.
Reglerna
Vad AFS 2023:2 säger, paragraf för paragraf
Kapitel 2 är kort. Innehållet återges kortfattat, med paragrafnummer så att du kan läsa originalet. Läs alltid föreskriften själv innan du fattar beslut utifrån den.
Begrepp (3 §)
- Ohälsosam arbetsbelastning uppstår när kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna.
- Krav i arbetet är de delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar.
- Resurser är det i arbetet som bidrar till att uppnå målen för arbetet eller hantera kraven.
- Kränkande särbehandling är handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt. Paragrafen har även definitioner av organisatorisk och social arbetsmiljö.
Kunskap och mål (4 och 5 §)
- Chefer och arbetsledare behöver kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling, och förutsättningar att använda kunskaperna (4 §). De allmänna råden nämner utbildning.
- Det behöver finnas mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, och arbetstagarna behöver kunna medverka. Med tio eller fler anställda krävs att målen är skriftliga (5 §).
Arbetsbelastning och tydlighet (6 till 8 §)
- Uppgifter och befogenheter får inte ge upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Anpassa resurserna till kraven (6 §).
- Medarbetarna behöver veta vilka arbetsuppgifter de har och vem de kan vända sig till för hjälp (7 §).
- Är arbetet starkt psykiskt påfrestande krävs åtgärder för att motverka att det leder till ohälsa (8 §).
Arbetstid (9 §)
- Det är arbetsgivarens ansvar att vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa.
- Arbetsmiljöverket nämner skiftarbete, nattarbete och stor omfattning av övertidsarbete som exempel på risker. Verket betonar återhämtning.
Kränkande särbehandling (10 och 11 §)
- Det behöver vara klart att kränkande särbehandling inte accepteras. Enligt de allmänna råden kan det göras skriftligt i en policy (10 §).
- Det behöver finnas rutiner för hur kränkande särbehandling hanteras, inklusive vem som tar emot en anmälan och vad som händer sedan (11 §).
Kapitlet hänvisar till AFS 2023:1 för hur arbetet bedrivs. Det betyder att OSA följer samma kedja som övrig arbetsmiljö. Du undersöker, bedömer risker, åtgärdar och följer upp varje år.
I praktiken
Det du som chef behöver ha på plats
Ingen checklista ersätter föreskriften. Frågorna nedan är ändå en rimlig startpunkt och följer paragraferna ovan.
Frågor att kunna svara på
- Vet jag hur mina medarbetares arbetsbelastning ser ut just nu, och vad som skulle ändra den?
- Vet varje medarbetare vad som ska göras, vad som kommer först och vem de kan fråga?
- Finns det arbetsuppgifter eller perioder där kraven över tid är större än resurserna?
- Har jag koll på arbetstider, övertid och återhämtning hos dem som jobbar skift, natt eller jour?
- Vet jag vad som gäller hos oss om någon upplever sig kränkt, och vet gruppen det?
- Har jag fått den kunskap jag behöver, och de förutsättningar att använda den?
Så arbetar du med det över tid
- Prata med medarbetarna, både i samtal och i vardagen. Arbetsmiljöverket påpekar att OSA-risker inte alltid syns lika tydligt som fysiska risker.
- Skriv ner det du hittar och bedöm om det är allvarligt. Dokumentera riskbedömningar skriftligt (11 § i AFS 2023:1).
- Det som inte kan åtgärdas direkt skriver du in i en skriftlig handlingsplan (13 § i AFS 2023:1).
- Följ upp om åtgärden hjälpte, och ta med OSA i den årliga uppföljningen (14 § i AFS 2023:1).
Enkäten som underlag
- En enkät är ett sätt att undersöka. Den ger siffror och teman som du kan samtala vidare om.
- Den ersätter inte samtalen, skyddsronden eller riskbedömningen. Den gör inte heller att arbetsgivaren uppfyller reglerna av sig själv.
- Det som räknas är vad som händer efter resultatet: vad du förstod, vad du bestämde och vad som blev gjort.
- Frågor som rör arbetsbelastning, tydlighet, arbetstid och bemötande hör hemma i en OSA-enkät. Se artikeln om OSA-enkätens frågor.
Fördjupning
Utforska ämnet vidare
- Systematiskt arbetsmiljöarbeteKedjan som OSA ingår i: undersöka, bedöma, åtgärda, följa upp.
- Vad är OSA?Artikeln som förklarar begreppet och reglerna.
- Frågor i en OSA-enkätExempel på frågor som kan fungera som underlag.
- Kränkande särbehandlingVad det är, vad du ska göra som chef och hur rutinen kan se ut.
- Stress på jobbet: chefens rollArbetsbelastning och återhämtning i vardagen.
- Krav och kontrollHur balansen mellan krav och handlingsutrymme påverkar hälsan.
- MedarbetarenkätSå använder du en enkät som ett av flera underlag.
- PulsenkätLöpande mätning mellan de stora tillfällena.
Så gör Summit
Så hänger enkäten ihop med det du gör efteråt
I Summit kan du mäta med medarbetarenkät och pulsenkät. Sedan kan du göra resultatet till en handlingsplan med uppgifter som följs upp. Kai, en coach som känner ditt team, dina dokument och dina rutiner, hjälper dig att tolka resultatet och förbereda samtalet. Summit är ett stöd i ditt arbete. Föreskrifterna uppfylls inte av att du använder Summit. En enkät är ett av flera underlag.
Vanliga frågor
Det du undrar över
Hur arbetet organiseras, leds och fördelas, och hur människor samarbetar och stöttar varandra. Enligt Arbetsmiljöverket handlar det om att medarbetarna vet vad som förväntas av dem och att kraven står i balans mot resurserna.