Huvudämne
Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM): så gör du som chef
Reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete är kortare än de flesta tror. Du får se vad de kräver av dig som chef, steg för steg, och en checklista att ta med på skyddsronden.
Grunden
Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete?
Systematiskt arbetsmiljöarbete, ofta förkortat SAM, är det sätt som arbetsgivaren planerar, organiserar, genomför och följer upp arbetsmiljöarbetet på. Reglerna står i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2023:1. I praktiken är det en kedja. Du undersöker arbetsmiljön, bedömer riskerna, gör något åt dem och följer upp om det hjälpte. Arbetet hör hemma i den dagliga verksamheten, inte bara en gång om året (5 §). Arbetsgivaren ansvarar för att reglerna följs (4 §). Uppgifterna i arbetet fördelas också till en eller flera chefer (9 §). Med tio eller fler anställda krävs att policy, rutiner och uppgiftsfördelning är skriftliga och att resultatet av den årliga uppföljningen dokumenteras. Skriftligt krävs alltid för riskbedömningar och handlingsplaner, oavsett hur många anställda det finns.
Du behöver inte kunna regelverket utantill. Du behöver veta vad du ska ha gjort och kunna visa att det blev gjort.
Kedjan
Undersöka, riskbedöma, åtgärda, följa upp
Kärnan i AFS 2023:1 är fyra steg. Paragrafnumren står inom parentes så att du kan slå upp dem.
Undersöka
Undersök arbetsmiljöförhållandena regelbundet (11 §).
- Det gäller både den fysiska och den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Reglerna om OSA finns i AFS 2023:2, kapitel 2.
- Undersök också när en förändring planeras, till exempel en omorganisation, nya lokaler eller en ny arbetsmetod (11 §).
- Reglerna anger inte hur ofta. Ordet är regelbundet, och hur ofta det blir beror på riskerna i verksamheten.
- Skyddsrond, samtal, enkäter och samtal med skyddsombud är olika sätt att få underlag.
Riskbedöma
Bedöm det du hittar. Vilka risker finns, och är de allvarliga?
- Dokumentera alltid riskbedömningen skriftligt, också i en liten verksamhet (11 §).
- Skriv vilka riskerna är och om de är allvarliga.
- Vill du ha ett färdigt upplägg finns en mall för riskbedömning bland våra mallar.
Åtgärda
Åtgärda direkt, eller så snart det är praktiskt möjligt (13 §).
- Det som inte kan göras direkt skriver du in i en skriftlig handlingsplan (13 §). Det gäller oavsett antal anställda.
- En bra handlingsplan har en åtgärd, en ansvarig och ett datum per punkt.
- Kontrollera genomförda åtgärder, så att du vet att de fick effekt.
- Utred orsakerna vid ohälsa, olycksfall eller allvarliga tillbud (12 §). Arbetsmiljöverkets allmänna råd är att fokusera på bakomliggande orsaker, inte på vem som gjorde fel.
Följa upp
Följ upp det systematiska arbetsmiljöarbetet varje år (14 §).
- Uppföljningen gäller själva arbetet. Gjorde vi det vi skulle, och fungerar det?
- Åtgärda de brister du hittar.
- Med tio eller fler anställda krävs att resultatet dokumenteras skriftligt.
- Efter en omorganisation eller ett olycksfall kan en extra uppföljning behövas, enligt de allmänna råden.
Inget av detta gör du ensam. Ge arbetstagarna och skyddsombuden eller arbetsmiljöombuden möjlighet att medverka (6 §).
Checklista
Skyddsrond: en checklista att ta med
AFS 2023:1 ställer inte ordet skyddsrond som krav. En planerad rond är ändå ett vanligt sätt att undersöka arbetsmiljön regelbundet. Checklistan nedan är allmänna råd från oss, inte regeltext. Anpassa den till din verksamhet och stryk det som inte gäller.
Före ronden
- Bjud in skyddsombudet, och gärna någon som arbetar på platsen varje dag.
- Ta fram punkterna från förra ronden som inte blev klara.
- Bestäm vilka ytor och arbetssätt som ska ingå, inklusive distansarbete och ensamarbete om det förekommer.
Under ronden: fysisk miljö
- Går det att ta sig fram, och är utrymningsvägarna fria?
- Är arbetsplatserna rimligt utformade? Tänk på belysning, ljud, temperatur, stolar och bord.
- Finns utrustning som är trasig, otillräcklig eller används fel?
- Finns första hjälpen och brandskydd, och vet de som arbetar här var det finns?
- Finns det kemikalier, tunga lyft eller annat som kräver skriftliga instruktioner?
Under ronden: organisation och människor
- Vet alla vad som förväntas av dem och vem de kan fråga?
- Finns det tecken på att arbetsmängden är för hög under längre tid?
- Har någon på platsen berättat om hot, våld eller kränkande behandling?
- Känner nyanställda till rutinerna för att larma och rapportera tillbud?
Efter ronden
- Skriv ner varje avvikelse med plats, risk och förslag.
- Åtgärda det som går direkt. Lägg resten i handlingsplanen med ansvarig och datum.
- Berätta för gruppen vad som hittades och vad som görs.
- Spara protokollet. Det är en del av underlaget till den årliga uppföljningen.
Fördjupning
Utforska ämnet vidare
- Årshjul för arbetsmiljönLägg skyddsrond, riskbedömning, APT och uppföljning i en plan över året.
- Mall för riskbedömningEtt färdigt upplägg för att dokumentera risker och åtgärder.
- Riskbedömning i praktikenSå bedömer du risker utan att det blir en pappersövning.
- Roller och ansvar i arbetsmiljönVem som ansvarar för vad, och hur uppgiftsfördelningen fungerar.
- Organisatorisk och social arbetsmiljöArbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling som del av SAM.
- APT: arbetsplatsträffenSå gör du träffen till ett tillfälle där arbetsmiljön faktiskt tas upp.
- Systematiskt arbetsmiljöarbete, längre läsningArtikeln med fler exempel och bakgrund.
- MedarbetarenkätEtt sätt att undersöka den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Så gör Summit
Så håller du kedjan igång mellan ronderna
Det svåra med SAM är inte att förstå reglerna. Det är att arbetet återkommer. I Summit samlar du rutiner, pulser och uppgifter på ett ställe. Det som inte blev klart förra gången följer med till nästa. Summit hjälper dig att hålla ordning på arbetet. Men reglerna uppfylls inte av att du använder Summit. Ansvaret ligger kvar hos arbetsgivaren.
Vanliga frågor
Det du undrar över
Det är det sätt som arbetsgivaren planerar, organiserar, genomför och följer upp arbetsmiljöarbetet på, enligt AFS 2023:1. Kärnan är att undersöka arbetsmiljön, bedöma riskerna, åtgärda dem och följa upp varje år.