Huvudämne
Onboarding: så ger du en ny medarbetare en bra start
En bra introduktion börjar innan första dagen och slutar inte efter första veckan. Så här lägger du upp den, från välkomstbrevet till uppföljningssamtalet.
Grunden
Vad är onboarding?
Onboarding, eller introduktion av nyanställda, är det arbetsgivaren gör för att en ny medarbetare ska komma in i arbetet, gruppen och arbetsplatsen. Den börjar innan första dagen och pågår under de första månaderna, ofta fram till slutet av provanställningen. Enligt Arbetsmiljöverkets vägledning ska introduktionen ges så tidigt som möjligt och bland annat ta upp de egna arbetsuppgifterna, riskerna i arbetet och vem man vänder sig till i arbetsmiljöfrågor.
En introduktion är inte en första dag. Det är de första tre månaderna.
Checklistan
Checklista för introduktion av nyanställda
Den här checklistan följer en ny medarbetare från veckan före start till månad tre. Datumen räknas från startdagen, så om startdagen flyttas följer allt med. Anpassa punkterna efter er verksamhet innan du använder den.
Före start
Det mesta som går fel första dagen går att förebygga veckan innan.
- Utse en fadder, två veckor före start.
- Beställ dator, behörigheter, nycklar och passerkort, två veckor före start.
- Planera den första veckan, en vecka före start.
- Skicka ett välkomstbrev med tid och plats för första dagen.
- Berätta för gruppen att en ny kollega börjar.
Första dagen
- Ta emot den nya medarbetaren själv och gå igenom dagen.
- Visa lokalerna, nödutgångar och återsamlingsplats.
- Gå igenom hur tillbud och olyckor rapporteras.
Första veckan
- Gå igenom arbetsuppgifterna och hur de hänger ihop med andras.
- Gå igenom riskerna i arbetet och vem man vänder sig till i arbetsmiljöfrågor.
- Låt den nya medarbetaren träffa skyddsombudet.
- Be hen skriva ner det hen vill veta mer om.
Månad ett och tre
- Efter en månad: en avstämning om hur den första tiden har varit.
- Efter tre månader: ett uppföljningssamtal om introduktionen och arbetet framåt.
- Inför båda: be den nya medarbetaren förbereda det hen vill ta upp.
Punkterna om risker, tillbud och skyddsombud är inte till för att bocka av. De är det Arbetsmiljöverket räknar som en del av introduktionen, och de är lättast att glömma när allt annat är nytt.
Reglerna
Det här säger lagen och Arbetsmiljöverket
En introduktion är inte bara god ton. Några delar av den är krav, och några är tydliga råd från Arbetsmiljöverket.
Arbetsmiljön
- Arbetsgivaren ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet. Det står i 10 § i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2023:1.
- Introduktionen ska ges så tidigt som möjligt och vara mer ingående för den som inte har arbetat tidigare. Den ska ta upp de egna arbetsuppgifterna, hur de hänger ihop med andras, riskerna och vem man vänder sig till i arbetsmiljöfrågor.
- Har ni tio eller fler anställda ska rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet vara skriftliga, enligt 8 § i AFS 2023:1.
Anställningen
- Senast sju kalenderdagar efter att medarbetaren har börjat ska hen ha fått skriftlig information om bland annat arbetsuppgifter, lön och arbetstid. Resten av de väsentliga villkoren ska följa inom en månad, enligt 6 c § i lagen om anställningsskydd (LAS).
- En provanställning får vara högst sex månader, enligt 6 § LAS.
- Vill du att provanställningen ska upphöra ska du meddela medarbetaren minst två veckor i förväg, enligt 31 § LAS.
Kollektivavtal kan ha egna regler om provanställning och besked. Kontrollera det som gäller hos er.
Fördjupning
Utforska ämnet vidare
- OffboardingAndra änden av anställningen: överlämning, avslutningssamtal och det praktiska.
- ÅrshjulLägg introduktionerna i samma plan som APT, skyddsrond och samtal.
- Systematiskt arbetsmiljöarbeteRamverket som introduktionen är en del av.
- Roller och ansvar i arbetsmiljönVem som ansvarar för vad, och vad den nya medarbetaren behöver veta om det.
- Tydliga förväntningarDet viktigaste en ny medarbetare behöver från sin chef.
- Psykologisk trygghetSå gör du det lätt för en ny medarbetare att fråga.
- MedarbetarsamtalFrån uppföljningssamtalet till det första årliga samtalet.
- Att ge och ta emot feedbackSå ger du återkoppling under de första veckorna utan att det blir betyg.
Så gör Summit
Så blir introduktionen något som faktiskt händer
I Summit lägger du in namn, enhet och startdag, så är introduktionen igång. Dina punkter hamnar på din att göra-lista med datum räknade från startdagen, och den nya medarbetaren får en egen lista att bocka av.
Vanliga frågor
Det du undrar över
Ingen, i praktiken. Onboarding är det engelska ordet som många HR-avdelningar använder. Introduktion är ordet i Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Båda handlar om att få en ny medarbetare på plats i arbetet, gruppen och arbetsplatsen.